CHECKLIST UNTUK MEMULAKAN PERNIAGAAN KEDAI RUNCIT FASA 1

Sebelum memulakan perniagaan kedai runcit atau mini market, saya lebih suka menyediakan checklist. Tujuan diadakan checklist adalah untuk memudahkan kerja kita dalam memastikan semua keperluan telah kita penuhi dan tidak tertinggal. Bukan semua senarai aktiviti yang perlu dilaksanakan dijalankan dengan kadar segera. Ia boleh dilakukan secara berperingkat- peringkat. Melainkan kalau kita mempunyai modal yang banyak,kita boleh lakukan semua senarai dengan kadar segera.

Saya senaraikan aktiviti yang perlu dilakukan secara berperingkat-peringkat. Terserah kepada semua yang berminat untuk mengikutinya ataupun tidak. Tujuan saya adalah untuk memudahkan semua yang berminat untuk menjalankan perniagaan runcit dengan lebih teratur.

1. Dokumen Syarikat SSM samada bertaraf enterprise atau Sdn Bhd
2. Akaun bank syarikat dan buku cek
3. Kedai untuk disewa
4. Perjanjian sewa
5. Lesen dari Pihak berkuasa Tempatan
6. TNB, Bekalan Air dan Telekom
7. Lesen Beras Runcit
8. Lesen barangan kawalan dari Kementerian KKPDN untuk barangan kawalan seperti minyak masak, tepung dan gula, gas
9. Jika jual gas memasak kena dapat kelulusan dari BOMBA

BAYARAN KEPADA PEMBEKAL

Pengalaman seterusnya dalam membantu mengurus kedai runcit ialah sikap membuat bayaran secara tunai kepada pembekal. Walaupun ia adalah kaedah mudah dalam hal ehwal pengurusan kewangan, tetapi kekerapan melakukan transaksi sebegini boleh menyebabkan sistem perbankan kurang diutamakan. Akibatnya maklumat dalam penyata bank akan berkurangan walaupun pada dasarnya perniagaan kita maju. Pihak bank yang ingin memberi pinjaman,kebanyakannya lebih mempercayai penyata bank berbanding bukti perakaunan.

Perakaunan diperlukan untuk membuktikan kita mampu mengurus hal ehwal pengurusan kewangan sedangkan penyata bank membuktikan kekuatan aliran tunai kita. Kedua-dua maklumat saling berkaitan dan kita tidak boleh lalai dalam dua aspek utama ini. Apabila perniagaan kita semakin maju, sudah tentu kita akan
mencari alternatif untuk membesarkan perniagaan kita. Kita akan memerlukan pinjaman samada melalui bank atau badan kewangan lain. Dalam permohonan tersebut salah satu syaratnya ialah penyata bank.

Maka jika kita gagal menggunakan sepenuhnya sistem perbankan,bagaimana kita hendak membuktikan perniagaan kita maju. Tambahan pula,jika kita tidak berdisiplin dalam mengurus perakaunan,maka sudah pasti kita sukar untuk mendapatkan pinjaman.

Maka nasihat saya,pergunakan sepenuhnya sistem perbankan disamping kemaskini sistem perakaunan kita. Secara mudahnya, agihkan dua bentuk pembayaran iaitu :

1. Bayaran Tunai
2. Bayaran Menggunakan Cek Syarikat


Bayaran Tunai
Kita sepatutnya sudah menentukan nilai duit tunai yang perlu ditinggalkan di kedai khusus untuk membuat bayaran secara tunai. Ia juga dikenali dengan gelaran duit Meja. Sediakan satu buku tunai khas untuk duit meja ini dan semua bil bayaran hendaklah disimpan dalam fail dibawah tajuk Cash Voucher. Ini bermakna semua bayaran secara tunai hendaklah disimpan dalam fail CASH VOUCHER.

Kita juga perlu sediakan resit CASH VOUCHER sekiranya pembekal tidak mempunyai resit bayaran. Ini adalah sebagai bukti yang kita sudah menjelaskan pembayaran dan pembekal tersebut sudah menerima bayarannya. Kebanyakan pembekal ini adalah jenis pembekal yang menjual kuih,nasi lemak dan lain-lain pembekal yang meletakkan produk mereka dikedai kita dan kita hanya menerima komisyen sahaja.

Bagaimana untuk menentukan jumlah duit meja yang perlu disimpan setiap hari. Ini dilakukan selama seminggu atau dua minggu atau sebulan. Pengalaman disitu kelak, akan dapat memberi gambaran berapa jumlah yang sesuai untuk dijadikan duit meja.

Bayaran Menggunakan cek syarikat
Selalunya bayaran jenis ini dilakukan untuk pembekal yang membekal barangan yang bernilai tinggi dan terdapat pembekal yang sudah meminta post dated cek sebagai bukti yang kita pasti akan membuat bayaran tersebut. Ini adalah sebagai jaminan yang mereka akan menerima bayaran tersebut dalam tempoh yang ditetapkan. Bayaran ini adalah dikenali juga dengan "term payment" dimana pembekal memberi kita "term" sebanyak seminggu, dua minggu, tiga minggu atau satu bulan. Dalam hal ini, kita perlu menyediakan "PAYMENT VOUCHER" untuk membuktikan pembekal telah menerima bayaran mereka.

Dalam hal ini, kita kena bijak dalam mengurus pengeluaran cek dimana permantauan cek yang perlu dijelaskan perlu direkodkan agar cek kita tidak ditendang jika jumlah tunai di dalam bank adalah kurang. Kerapkali saya menerima cek tendang dari kedai-kedai runcit lain disebabkan kegagalan mereka mengurus dan memantau setiap cek yang dikeluarkan. Kurangnya disiplin dikalangan pekedai runcit menyebabkan saya merasa kurang senang untuk berurusan dengan pekedai yang kurang disiplin walhal perniagaan mereka maju dan dalam dunia penjualan sekarang,jarang sekali pelanggan membeli barangan runcit secara kredit. Maka soal ini tidak sepatutnya timbul.

Bagaimana untuk memantau pengeluaran cek, adik saya ada kaedah paling mudah. Dia menggunakan kalendar yang diprintkan dari komputer dan merekodkan semua cek keluar dan masuk ke dalam kalendar tersebut secara manual. Maka beliau akan memeriksa kalendar tersebut setiap hari dan menandakan setiap cek yang sudah dijelaskan. Ini dilakukan dengan membuat pemeriksaan setiap cek dengan sistem perbankan online. Maka memudahkan kerjanya untuk memantau pengeluaran dan penerimaan cek. Mudah bukan.

Maka dari keterangan diatas, dua bentuk "filing" khas untuk bayaran perlu disediakan iaitu

(i)   Cash Voucher Fail
(ii)  Payment Voucher Fail

Kedua-dua fail ini adalah fail aktif yang perlu dikemaskini dari masa ke semasa untuk diserahkan kepada perakaunan.

PERLUKAH ADA PEMBANTU AKAUN

Perlukah ada pembantu akaun dalam mengurus kewangan kedai runcit. Adakah kita mahir dalam penyediaan lejer,tunai,jurnal,imbang duga kunci kira-kira dan bermacam lagi laporan kewangan. Penting sangatkah penyediaan perakaunan ini. Mungkin bagi kita yang membuka kedai yang kecil,merasakan tiada keperluan malahan menambahkan kos sahaja.

Sebelum kita pergi jauh, perlulah kita bertanya diri kita kembali, apakah tujuan kita mempunyai kedai runcit. Adakah sekadar untuk membuka kedai sahaja,berminat atau menambah pendapatan atau minat berniaga. Walau apa tujuan sekalipun, adakah cukup setakat itu sahaja niat kita untuk membuka kedai runcit.

Membuka kedai runcit,adalah merupakan salah satu peluang perniagaan atau salah satu kerjaya untuk kita. Apabila menjalankan suatu perniagaan atau kerjaya,kita bertanggungjawab diatas kejayaan dan kegagalan sesuatu perniagaan. Kejayaan atau kegagalan suatu perniagaan bergantung sebanyak mana keuntungan yang kita ada. Jika cukup sekadar makan,minum dan membayar gaji pekerja dan gaji kita, kita tidak akan kemana jika kita tidak menentukan halatujunya.

Perniagaan berkait rapat dengan keuntungan dan aliran tunai. Maka sudah pasti kita wajib berdisiplin dalam mengurus kewangan kita.Maka berbalik kepada persoalan diatas, Perlukah ada pembantu akaun. Dari penerangan diatas,maka kita perlu ada pembantu akaun.

Bagaimana kita hendak mencari atau menggajikan pembantu akaun,kita boleh tentukan sendiri. Kebanyakan dari peniaga runcit gagal memahami berbagai bentuk penggajian untuk mendapat pembantu akaun. Apa yang diketahui, bagaimana hendak mencari dan mengupah dengan bayaran gaji bulanan. Sebenarnya ada berbagai kaedah untuk mendapatkan khidmat perakaunan. Antaranya ialah

(i)   Mencari pekerja tetap untuk mengurus kewangan syarikat
(ii)  Menggaji kakitangan secara separa masa
(iii) "Outsource" kan khidmat perakaunan.

Antara ketiga-tiga kaedah diatas, kaedah (ii) dan (iii) adalah kaedah yang menjimatkan tanpa kita membayar gaji yang tinggi dan caruman EPF. Sekarang ini, sudah banyak syarikat perunding yang menyediakan khidmat nasihat sebegini. Hanya tanggungjawab kita untuk mencari dan berbincang bagaimana untuk mengurus kewangan syarikat.

Dimana untuk mencari. Banyak cara untuk mencarinya...

Cukup setakat ini maklumat yang boleh saya luahkan dan jumpa lagi